KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu, Keçiören Vatansever Şehit Tümgeneral Aydoğan Aydın Fen Lisesi Mezunlar Derneği’dir (“Dernek”).

• Adres: Kızılay Mahallesi, Fevzi Çakmak-2 Sokak No:33/4, 06420 Çankaya/Ankara
• E-posta: kaaflmezunder@gmail.com

2. İşlenen kişisel veriler

Dernek ile ilişkinize bağlı olarak aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik bilgileri: ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve imza.
• İletişim bilgileri: telefon numarası, e-posta adresi, adres ile iletişim formu üzerinden iletilen konu ve mesaj içerikleri.
• Üyelik bilgileri: mezuniyet yılı, üyelik başvurusu, üyelik durumu ve kurul görevi.
• Finansal bilgiler: aidat veya bağış ödemelerine ilişkin dekont ve işlem bilgileri.
• Görsel ve işitsel kayıtlar: etkinlik fotoğrafları ile açık rızaya tabi tanıtım içerikleri.
• İşlem güvenliği bilgileri: internet sitesi erişim, oturum ve güvenlik kayıtları.

Dernek üyeliğini ortaya koyan bilgiler KVKK’nın 6’ncı maddesi kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Adli sicil belgesindeki ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbiri bilgileri de özel niteliklidir. Bu veriler bakımından yalnızca genel nitelikli verilere ilişkin “meşru menfaat” veya “sözleşme” gerekçesine dayanılması yeterli değildir.

Site üzerinde adli sicil belgesi yükleme alanı yoktur. Üyelik başvuru sayfası belgeyi, diğer başvuru ekleriyle birlikte kaaflmezunderuyelik@gmail.com adresine e-postayla iletmenizi istemektedir. E-postayla alınması, belgenin Dernek tarafından işlenmediği anlamına gelmez.

3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• İletişim talepleri: Ad soyad, e-posta, konu ve mesaj, talebi değerlendirmek ve yanıtlamak için işlenir. Genel iletişim taleplerinde KVKK m.5/2-f kapsamındaki, temel hakları zedelemeyen meşru menfaat; bir hakkın kullanılması veya uyuşmazlık takibinde m.5/2-e esas alınır.
• Üyelik başvurusu ve kayıt: Kimlik, iletişim, mezuniyet, başvuru ve üyelik durumu bilgileri, başvuruyu değerlendirmek ve kanuni üye kayıt ve bildirimlerini yürütmek için işlenir. Kanunun zorunlu kıldığı genel veri işlemlerinde m.5/2-a ve ç; üyeliği gösteren özel nitelikli kayıtların kanunda açıkça öngörülen işlemlerinde m.6/3-b, 5253 sayılı Dernekler Kanunu’nun ilgili kayıt ve bildirim hükümleriyle birlikte değerlendirilir. Bu dayanak bütün başvuru eklerini sınırsız işlemeye izin vermez.
• Aidat ve bağış: Ödeyenin kimliği, tutar, tarih, dekont ve işlem bilgileri, ödemenin kaydı ve kanuni mali belgelendirme için m.5/2-ç; somut bir hak veya uyuşmazlığın korunması için m.5/2-e kapsamında işlenir. Sitede kartla ödeme alanı bulunmaz; banka işlemi ilgili bankanın kanalı üzerinden gerçekleşir.
• Yönetici erişimi ve güvenlik: Yönetici hesap/oturum bilgileri ve teknik erişim kayıtları, yetkili erişimi sağlamak, kötüye kullanımı tespit etmek ve sistemi korumak için m.5/2-f kapsamında işlenir. Sitede yönetici işlemleri sunucu tarafında oturum ve admin rolü kontrolüne tabidir.
• Etkinlik görselleri: Tanıtım amacıyla yayımlanan fotoğraf/video için uygun başka bir işleme şartı bulunmuyorsa, belirli yayın ve kullanım amaçlarını kapsayan ayrı açık rıza gerekir. Etkinliğe katılım veya bu metni okuma kendiliğinden yayın izni sayılmaz.

Üyelik başvurusunda istenen belgeler, Dernek tüzüğünün 7’nci maddesi çerçevesinde yönetim kurulunca belirlenen başvuru listesinde yer alır. Adli sicil belgesi, bu listede üyelik değerlendirmesi için istenen belgeler arasındadır; site üzerinden yüklenmez, üyelik e-posta adresine iletilir. Bu metni okumak veya e-posta göndermek, özel nitelikli verilerin işlenmesine kendiliğinden açık rıza oluşturmaz.

4. Toplama yöntemi

Kişisel veriler; üyelik ve iletişim formları, e-posta, telefon, elden teslim edilen belgeler, banka kayıtları, etkinlik katılımı ve internet sitesi üzerinden otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir.

5. Kişisel verilerin aktarılması

• Vercel — site barındırma: Siteye erişirken kullanılan IP adresi, istek zamanı, URL, tarayıcı ve istek bilgileri, sayfaların sunulması ve teknik güvenlik amacıyla işlenir.
• Supabase — veritabanı, yönetici oturumu ve dosyalar: İletişim formu kayıtları, yönetici hesap/oturum verileri ve yayımlanan görseller, kayıt saklama, yetkilendirme ve içerik sunumu amacıyla işlenir. Projenin veritabanı bölgesi Frankfurt, Almanya’dır. Bu bölge seçimi destek, yedekleme ve alt hizmet sağlayıcı işlemlerinin yalnızca Almanya’da gerçekleştiği anlamına gelmez.
• Google / Gmail — e-posta: Dernek adreslerine gönderilen e-postalar, gönderen ve alıcı bilgileri ile ekler, yazışma ve üyelik başvurusunun iletilmesi amacıyla işlenir. Adli sicil belgesi e-postayla gönderildiğinde bu aktarımın kapsamına girer.
• Google Maps — harita: İletişim sayfasındaki gömülü harita yüklendiğinde IP adresi, tarayıcı ve istek bilgileri Google’a iletilebilir. Harita hizmeti Google Analytics’ten ayrıdır.
• Bankalar ve yetkili kamu kurumları: Ödeme işlemleri ve kanuni bildirimler için gerekli kimlik, üyelik ve işlem bilgileri, ilgili işlemin ve kanuni yükümlülüğün sınırları içinde aktarılır.

Vercel ve Supabase altyapısı ile Google hizmetleri üzerinden yapılan işlemler yurt dışına veri aktarımı içerebilir. Bu aktarımlar, kişisel verinin işlenmesine ilişkin hukuki sebepten ayrı olarak KVKK’nın 9’uncu maddesine tabidir. Verilerinizin aktarıldığı alıcıları ve aktarımın hukuki dayanağını Derneğe başvurarak öğrenebilirsiniz.

6. Saklama süresi ve güvenlik

• İletişim talepleri: Talebin yanıtlanması ve takibi için gerekli süre esas alınır. Sonuçlanmış bir talep yalnızca belirli bir hukuki yükümlülük veya somut uyuşmazlığın gerektirdiği ölçüde tutulabilir; sırf ileride yararlı olabilir düşüncesiyle süresiz saklanamaz.
• Üyelik kayıtları: Üyelik ilişkisinin yürütülmesi, kanuni kayıt ve bildirimler ile üyeliğin sona ermesinden sonra devam eden somut yükümlülükler esas alınır. Başvurunun kabulü, reddi veya geri çekilmesi ayrı değerlendirilir; başvuru ekleri ile üye kayıt defteri aynı saklama kategorisi değildir.
• Mali belgeler: Dernekler Yönetmeliği’nin 39’uncu maddesi kapsamındaki alındı, harcama ve diğer belgelerde, özel kanunlardaki süreler saklı olmak üzere beş yıllık saklama kuralı uygulanır. Bu süre defterler veya bütün kişisel veriler için genel bir süre değildir.
• Adli sicil belgeleri: Üyelik kaydı ile belgenin kendisi ayrı veri gruplarıdır. Üyelik kaydının tutulması, adli sicil belgesinin tamamının aynı süreyle saklanmasını kendiliğinden gerektirmez. Belgeye ilişkin saklama ve silme taleplerinizi üyelik birimine veya Derneğin KVKK başvuru adresine iletebilirsiniz.
• Görseller ve teknik kayıtlar: İlgili yayın amacı, geçerli işleme şartı, güvenlik olayının takibi ve hizmet sağlayıcının kayıt/yedek döngüsü ayrı ayrı dikkate alınır. Yayının sona ermesi ve hukuki sebebin ortadan kalkması saklama ihtiyacının yeniden değerlendirilmesini gerektirir.

İşleme şartları ortadan kalktığında KVKK’nın 7’nci maddesi uyarınca silme, yok etme veya anonimleştirme gerekir. Değerlendirme yalnızca ana kaydı değil; e-posta eklerini, indirilmiş dosyaları, fiziksel kopyaları ve yedekleri de kapsar. Bir uyuşmazlık nedeniyle tutulması gereken kayıtlar, bu amaç için gerekli olanlarla sınırlı olmalıdır. Verileriniz için uygulanan süreyi ve imha işlemlerini Derneğe sorabilir, silme veya düzeltme talebinde bulunabilirsiniz.

7. KVKK’nın 11’inci maddesi kapsamındaki haklarınız

Derneğe başvurarak kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki hakları kullanabilirsiniz:

• İşlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme.
• İşleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik ya da yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme.
• KVKK’nın 7’nci maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde tazminat talep etme.

8. Başvuru yöntemi

Taleplerinizi kimliğinizi doğrulayan bilgiler ve talebinizin açıklamasıyla birlikte Kızılay Mahallesi, Fevzi Çakmak-2 Sokak No:33/4, 06420 Çankaya/Ankara adresine yazılı olarak veya kaaflmezunder@gmail.com adresine iletebilirsiniz. Başvurular, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.