Gizlilik Politikası

1. Amaç ve kapsam

Bu Gizlilik Politikası, Keçiören Vatansever Şehit Tümgeneral Aydoğan Aydın Fen Lisesi Mezunlar Derneği (“Dernek”) tarafından işletilen internet sitesini ziyaret eden veya Dernek ile dijital kanallardan iletişim kuran kişilerin bilgilerinin nasıl toplandığını, kullanıldığını ve korunduğunu açıklar.

2. Toplanan bilgiler

Siteyi kullanımınıza ve Dernek ile ilişkinize göre şu bilgiler toplanabilir:

• İletişim formu üzerinden ilettiğiniz ad soyad, e-posta adresi, konu ve mesaj içeriği; e-postayla iletişim kurduğunuzda gönderdiğiniz bilgiler.
• Üyelik e-posta adresine gönderdiğiniz kimlik, mezuniyet, üyelik bilgileri ve başvuru ekleri; adli sicil ve üyelik bilgileri özel nitelikli veri olarak ayrıca değerlendirilir.
• Aidat veya bağış süreçlerine ilişkin işlem ve dekont bilgileri.
• IP adresi, tarayıcı türü, erişim zamanı ve güvenlik günlükleri gibi teknik kayıtlar.
• Açık rızanız veya hukuki dayanak bulunması hâlinde etkinlik fotoğraf ve videoları.

3. Bilgilerin kullanım amaçları

Toplanan bilgiler yalnızca aşağıdaki amaçlarla ve gerekli olduğu ölçüde kullanılır:

• Taleplerinizi yanıtlamak ve sizinle iletişim kurmak.
• Üyelik, aidat, bağış, etkinlik ve duyuru süreçlerini yürütmek.
• İnternet sitesinin güvenliğini, sürekliliğini ve performansını sağlamak.
• Derneğin tabi olduğu yasal ve idari yükümlülükleri yerine getirmek.
• Uyuşmazlıkların çözümü ve hakların korunması için kayıt tutmak.

4. Çerezler

Google Analytics kaldırılmıştır; site Analytics ölçüm kodu yüklemez ve Google Analytics’e ziyaret verisi göndermez. Eski kabul/ret tercihleriniz bu hizmeti yeniden etkinleştirmez. Yönetici oturumları için gerekli çerezler kullanılabilir. Çerez türleri, amaçları ve tercihlerinizi nasıl yönetebileceğiniz hakkında ayrıntılı bilgi için Çerez Politikası sayfasını inceleyebilirsiniz.

5. Hizmet sağlayıcılar ve aktarım

• Vercel — site barındırma: Siteye erişirken kullanılan IP adresi, istek zamanı, URL, tarayıcı ve istek bilgileri, sayfaların sunulması ve teknik güvenlik amacıyla işlenir.
• Supabase — veritabanı, yönetici oturumu ve dosyalar: İletişim formu kayıtları, yönetici hesap/oturum verileri ve yayımlanan görseller, kayıt saklama, yetkilendirme ve içerik sunumu amacıyla işlenir. Projenin veritabanı bölgesi Frankfurt, Almanya’dır. Bu bölge seçimi destek, yedekleme ve alt hizmet sağlayıcı işlemlerinin yalnızca Almanya’da gerçekleştiği anlamına gelmez.
• Google / Gmail — e-posta: Dernek adreslerine gönderilen e-postalar, gönderen ve alıcı bilgileri ile ekler, yazışma ve üyelik başvurusunun iletilmesi amacıyla işlenir. Adli sicil belgesi e-postayla gönderildiğinde bu aktarımın kapsamına girer.
• Google Maps — harita: İletişim sayfasındaki gömülü harita yüklendiğinde IP adresi, tarayıcı ve istek bilgileri Google’a iletilebilir. Harita hizmeti Google Analytics’ten ayrıdır.
• Bankalar ve yetkili kamu kurumları: Ödeme işlemleri ve kanuni bildirimler için gerekli kimlik, üyelik ve işlem bilgileri, ilgili işlemin ve kanuni yükümlülüğün sınırları içinde aktarılır.

Vercel ve Supabase altyapısı ile Google hizmetleri üzerinden yapılan işlemler yurt dışına veri aktarımı içerebilir. Bu aktarımlar, kişisel verinin işlenmesine ilişkin hukuki sebepten ayrı olarak KVKK’nın 9’uncu maddesine tabidir. Verilerinizin aktarıldığı alıcıları ve aktarımın hukuki dayanağını Derneğe başvurarak öğrenebilirsiniz.

6. Saklama ve güvenlik

• İletişim talepleri: Talebin yanıtlanması ve takibi için gerekli süre esas alınır. Sonuçlanmış bir talep yalnızca belirli bir hukuki yükümlülük veya somut uyuşmazlığın gerektirdiği ölçüde tutulabilir; sırf ileride yararlı olabilir düşüncesiyle süresiz saklanamaz.
• Üyelik kayıtları: Üyelik ilişkisinin yürütülmesi, kanuni kayıt ve bildirimler ile üyeliğin sona ermesinden sonra devam eden somut yükümlülükler esas alınır. Başvurunun kabulü, reddi veya geri çekilmesi ayrı değerlendirilir; başvuru ekleri ile üye kayıt defteri aynı saklama kategorisi değildir.
• Mali belgeler: Dernekler Yönetmeliği’nin 39’uncu maddesi kapsamındaki alındı, harcama ve diğer belgelerde, özel kanunlardaki süreler saklı olmak üzere beş yıllık saklama kuralı uygulanır. Bu süre defterler veya bütün kişisel veriler için genel bir süre değildir.
• Adli sicil belgeleri: Üyelik kaydı ile belgenin kendisi ayrı veri gruplarıdır. Üyelik kaydının tutulması, adli sicil belgesinin tamamının aynı süreyle saklanmasını kendiliğinden gerektirmez. Belgeye ilişkin saklama ve silme taleplerinizi üyelik birimine veya Derneğin KVKK başvuru adresine iletebilirsiniz.
• Görseller ve teknik kayıtlar: İlgili yayın amacı, geçerli işleme şartı, güvenlik olayının takibi ve hizmet sağlayıcının kayıt/yedek döngüsü ayrı ayrı dikkate alınır. Yayının sona ermesi ve hukuki sebebin ortadan kalkması saklama ihtiyacının yeniden değerlendirilmesini gerektirir.

İşleme şartları ortadan kalktığında KVKK’nın 7’nci maddesi uyarınca silme, yok etme veya anonimleştirme gerekir. Değerlendirme yalnızca ana kaydı değil; e-posta eklerini, indirilmiş dosyaları, fiziksel kopyaları ve yedekleri de kapsar. Bir uyuşmazlık nedeniyle tutulması gereken kayıtlar, bu amaç için gerekli olanlarla sınırlı olmalıdır. Verileriniz için uygulanan süreyi ve imha işlemlerini Derneğe sorabilir, silme veya düzeltme talebinde bulunabilirsiniz.

7. Üçüncü taraf bağlantıları ve servisler

Site, üçüncü taraf internet sitelerine bağlantı verebilir veya sayfa içerisinde harita (Google Maps) gibi harici servis bileşenleri sunabilir. Bu servislerin kullanımı sırasında ilgili sağlayıcılar tarafından teknik veriler işlenebilir. Bağlantı verilen sitelerin ve servislerin gizlilik politikalarını ayrıca incelemenizi öneririz.

8. Haklarınız ve iletişim

Kişisel verilerinize ilişkin haklarınız ve başvuru yöntemleri için KVKK Aydınlatma Metni sayfasını inceleyebilirsiniz. Sorularınızı kaaflmezunder@gmail.com adresine veya Kızılay Mahallesi, Fevzi Çakmak-2 Sokak No:33/4, 06420 Çankaya/Ankara adresine iletebilirsiniz.

9. Politika değişiklikleri

Bu politika mevzuat, hizmetler veya veri işleme süreçlerindeki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel metin yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur.